Software – Dokumentenmanagement

„Wer Ordnung hält ist zu faul zum Suchen!“
Diese „volkstümliche Weisheit“ begründet im Zeitalter der elektronischen Dokumente die Notwendigkeit von PCC-Dokumentenmanagement. Emails, Briefe, Tabellen, Faxe, Rechnungen, Dokumentationen, usw. werden in allen Bereichen des Unternehmens zu unterschiedlichsten Zeitpunkten gebraucht, gesucht (häufig gar nicht oder nicht rasch genug gefunden) und verwendet.

Die Ablage und das einfache Wiederfinden von Dokumenten erledigt PCC-DM für Sie, schnell, intelligent und einfach bedienbar.

PCC-DM ist eine anpassungs- und leistungsfähige Dokumentenmanagementsoftware zur Verwaltung und Organisation aller verschiedenen Schriftstücke und Dokumente im Unternehmen.

PCC-DM passt sich den Bedürfnissen des Benutzers an. So sind z.B. der Anzahl und Art von unterstützten Dokumenten von vorne herein keine Grenzen gesetzt, denn jeder Dateityp, der durch das Windows-Betriebssystem klassifiziert wird, kann prinzipiell auch von PCC-DM benutzt werden.

Ein umfassendes Vorlagensystem ermöglicht eine einheitliche und schnelle Erstellung von Dokumenten. Auch der Speicherort und Name des Dokuments wird automatisch ermittelt. Ein frei definierbares hierarchisches Ablagemodell sorgt für eine detailgetreue Verzeichnisverwaltung auf Betriebssystemebene.

Bestehende Dokumente können problemlos importiert oder durch andere Verfahren dupliziert werden.

Bis zu 26 Dokumente können zu einem so genannten Dokumentsatz zusammengefasst werden, der die Schriftstücke umfassend beschreibt. Dem Wiederfinden von Dokumenten wurde besondere Bedeutung beigemessen. Eine umfangreiche Suche nach vielen unterschiedlichen Begriffen – auch in Kombination – ist daher in DM integriert

PCC-DM, Hintergrundinformationen

PCC-DM ist auf Arbeitsplätzen unter Windows XP / 2000 sowie in Terminalserver-Sitzungen ablauffähig. Sowohl Daten als auch Programme können entweder lokal (am Arbeitsplatz PC) oder zentral am Server abgestellt werden.

PCC-DM ist in VB.NET entwickelt und verwendet Microsoft SQL Server als „Standarddatenbank“. Alternativ können Sie PCC-DM aber auch unter dem Betriebssystem Linux mit der Datenbank Sybase einsetzen.

Alle Auswertungen werden mittels Crystal Reports und / oder z. B. SQL Queries (optional) erledigt.

Je nach Anforderung passen wir auf Wunsch auch Teilbereiche der Software Ihrem Unternehmen / Ihren Anforderungen und Wünschen an.

PCC-DM, Lieferumfang

Allgemeine Programmfunktionen:

Neuanlage, Ändern, Kopieren, Löschen, Suchen, Information)
Sortierung nach verschiedenen Kriterien
Zugriffsberechtigungen durch umfangreiche Verwaltungstools

Stammdaten:

Einstellungen
Beliebig viele Dokumentvorlagen
Jeder in Windows registrierter Dateityp ist verwendbar
4-stufige hierarchische Ablagenstruktur
Ablagen unterstützten „Geschützt“- und Split-Funktion
Versand/Post-Stämme

Dokumentverwaltung:

Neuanlage auf Basis von Vorlagen
Import- und Kopiefunktion integriert
Bis zu 26 unterschiedliche Dokumente zu einem Dokumentsatz möglich
Beliebig viele Ablagen-Zuordnung möglich
Verwendung einer geschützten Ablage, dadurch Bestimmung des Speicherorts
Nachträgliche Änderungen der Ablagen und automatischer Verschiebung von Dokumenten möglich
Projektzuordnungen
Adressenverwendung inkl. Adressenverwaltung
Umfangreiche Beschreibungsmöglichkeiten (Betreffs, Datumsfelder, Status, Versand, Auftrag, freie Felder, etc.)
Sachbearbeiter-Zuordnung
Unterschiedlicher Status eines Sachbearbeiters (z.B. „zur Bearbeitung“, „zur Kenntnis“) mit entsprechenden Rechten
Benutzergruppen-Zuordnung
Ansicht der Dokumente von Zuordnungen der Sachbearbeiter, Gruppen und sonstiger Rechte abhängig
Vielseitige Suchmöglichkeiten
Suche mit Von/Bis-Einschränkungen, Wildcards und Kombinationen der Suchbegriffe
Schnellsuche
Fristverlängerungsfunktion (mit Historie und Begründungsmöglichkeit)
Anbindung von MS Outlook (ab Version 2003) mit Posteingang und Postversand (Beta!)